Poniżej przykładowy wzór ewidencji okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych. W ewidencji tej należy wskazać wszystkie okresy pracy tymczasowej danej osoby, bez względu na to, z jakiej agencji pracy tymczasowej osoba ta do niego trafiła. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy osoba ta pracowała na podstawie umowy o pracę czy umowy To rozwiązania nie tylko dla przedsiębiorstw transportowych, ale jak się okazuje również dla innych branż związanych z przewozem osób lub rzeczy. Programy pozwalają stworzyć pełną ewidencję czasu pracy kierowcy, która jest zgodna z najnowszymi aktami prawnymi – podsumowuje Mateusz Włoch. Jak długo powinny być przechowywane listy płac? Każdy pracodawca jest zobowiązany prawnie, aby gromadzić i przechowywać dokumenty związane ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Przepisy mówią, że każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników musi im założyć kartę ewidencji czasu pracy oraz imienną listę Ewidencja czasu pracy kierowców powinna zawierać kluczowe informacje dotyczące godzin pracy, nadgodzin, przerw, dyżurów i innych czynności związanych z wykonywaniem zadania służbowego. Ważne jest to, żeby przypilnować, aby nie wpisywać do ewidencji nieusprawiedliwionych postojów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze elementy . Ewidencja czasu pracy kierowców, jako sposób na optymalizację kosztów pracowniczych. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy wybór). Powstaje zatem pytanie, co jest ewidencją kierowcy wykonującego przewozy pojazdem powyżej 3,5 tony DMC, na które odpowiada art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców: „I. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie: Zapisów na wykresówkach, Wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, Plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, Innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub, Rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4. II. Ewidencję czasu pracy, o której mowa w ust. 1, pracodawca: Udostępnia kierowcy na jego wniosek, Przechowuje przez okres 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego.” no images were found Forma ewidencji czasu pracy Powyższa regulacja pozwala, aby to przewoźnik wybrał dokładną formę, w jakiej będzie prowadził ewidencję kierowcy. Najmniej czasochłonnym sposobem wydaje się zatem przechowywanie przez okres 3 lat tzw. danych źródłowych (wykresówek, danych z kart kierowców/pamięci tachografu, zaświadczeń „o dniach wolnych”). Wskazana możliwość, pomimo że prawidłowa, nie jest zalecana przez specjalistów. Należy pamiętać, iż zgodnie z rozporządzeniem MPIPS, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy obejmującą pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także: Dyżury, Urlopy, Zwolnienia od pracy, Inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Ustawa o Czasie Pracy Kierowców daje również możliwość nie ewidencjonowania czasu pracy dla pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną, jednak niesie to za sobą pewne niebezpieczeństwa. Pomimo, że przewoźnik zatrudniający kierowców może prowadzić ewidencję przechowując jedynie dane źródłowe, nie sposób pominąć korzyści, jakie daje „pełna” ewidencja czasu pracy, o której mowa w rozporządzeniu MPIPS. Należą do nich: Przechowywanie danych źródłowych przez okres 1 roku, Oddawanie nadgodzin 1-1, Wykorzystanie korzyści wynikających z dłuższego okresu rozliczeniowego, Uelastycznienie czasu pracy poprzez zastosowanie korzystnego planu pracy, Brak obowiązku przechowywania „zaświadczeń o dniach wolnych”, Wiedza na temat dokładnej ilości dodatkowych składników wynagrodzenia, takich jak godziny nadliczbowe, dyżury, godziny nocne, która zabezpiecza przed roszczeniami pracowników oraz ogranicza kary nakładane przez PIP. Przykład Poniżej przykład obrazujący różnice dotyczące rozliczenia pracownika już dla jednego tygodnia pracy, przy zastosowaniu dodatkowej ewidencji w połączeniu z równoważnym system czasu pracy. Tabela 1 Tabela 2 Tabela nr. 1 to rozliczenie godzin pracy kierowcy, dla którego nie została stworzona dodatkowa ewidencja czasu pracy. W takim przypadku norma dobowa obowiązująca pracownika staje się jego dziennym planem pracy i wynosi 8 godzin, czego konsekwencją jest: a) Rozliczenie pracy kierowcy przekraczającej 8 godzin, jako pracy w godzinach nadliczbowych, b) Uzupełnienie w poszczególnych dniach niewypracowanej normy 8 godzin czasem przestoju. W podanym przykładzie pracownik, pomimo, że przepracował rzeczywiście 50 godzin otrzyma wynagrodzenie za: a) 8 dobowych godzin nadliczbowych, b) 8 średniotygodniowych godzin nadliczbowych (wynikających z pracy w niedzielę), c) 6 godzin przestoju, (czyli niewypracowanego planu). Tabela nr. 2 to rozliczenie godzin pracy kierowcy, dla którego stworzona została dodatkowa ewidencja czasu pracy zawierająca rozkład czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie planu dziennego do 12 godzin (system równoważny). W takim przypadku rozliczenie tygodnia wygląda następująco: a) 2 dobowe godziny nadliczbowe, b) 8 średniotygodniowych godzin nadliczbowych (wynikających z pracy w niedzielę), c) 0 godzin przestoju, (czyli niewypracowanego planu). Poprzez zastosowanie elastycznego rozkładu czasu pracy wyeliminowane zostały przestoje oraz o 75% obniżono ilość dobowych godzin nadliczbowych. Przy tak znacznych różnicach wydaje się uzasadnione poświęcenie czasu na tworzenie pełnej ewidencji czasu pracy, która staje się narzędziem do optymalizacji kosztów pracowniczych w firmie transportowej. W przypadku firm wypłacających wynagrodzenie zasadnicze wraz z ryczałtem za godziny nadliczbowe lub ryczałtem za porę nocną, również przydatnym jest tworzenie pełnej ewidencji (mimo braku takiej konieczności). Tworzenie jej pomaga jednak w zweryfikowaniu, czy praca wykonana przez pracownika, została w pełni pokryta wypłaconym ryczałtem. W przypadku, gdy wypłacony ryczałt jest niższy niż rzeczywiście wypracowane wynagrodzenie, konieczne jest jego wyrównanie. Poprawnie wykonana ewidencja czasu pracy kierowców to atut, dzięki któremu przedsiębiorstwo jest w stanie przedstawić dowody świadczące o należytym naliczeniu wynagrodzenia, które mogą być przydatne w przypadkach pozwów pracowniczych o nieprawidłowe naliczanie i wypłacanie wynagrodzenia. Autor: Ireneusz Czulak, Ekspert OCRK Wszelkie prawa osobiste i majątkowe do materiału posiada CSK – przedruk bez zgody zabroniony. Podstawowym celem normowania czasu pracy kierowców jest zapewnienie szeroko rozumianego bezpieczeństwa dla kierowcy, pasażerów, innych użytkowników dróg oraz przewożonego ładunku. Nikogo nie trzeba przekonywać, że długi czas prowadzenia pojazdu negatywnie wpływa na zdolność postrzegania oraz czas reakcji kierowcy. Jednak po drugiej stronie stoi wszechobecna ekonomia – im szybszy transport, tym zazwyczaj większy dochód. Ustalenie maksymalnych norm czasu jazdy czy minimalnego odpoczynku w odniesieniu do niemal wszystkich przedsiębiorców zajmujących się transportem drogowym pozwala na zachowanie bezpieczeństwa przewozu z jednoczesnym zapewnieniem zdrowej konkurencji (te same normy dla wszystkich kierowców), co także wpływa na rentowność świadczonych usług przewozowych . W Unii Europejskiej głównym aktem normatywnym regulującym w sposób kompleksowy zasady organizacji przewozów drogowy w ujęciu organizacji czasu pracy kierowców jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 561/2006 z dnia 15 marca 2006 roku w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniające rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 ( U. Eu. L 102/1). Dzienny okres prowadzenia pomiędzy dwoma dziennymi okresami odpoczynku bądź pomiędzy dziennym i tygodniowym okresem odpoczynku nie może trwać dłużej niż 9 godzin, jednakże może zostać przedłużony do maksymalnie 10 godzin nie częściej niż dwa razy w tygodniu (od poniedziałku 0:00 do niedzieli 24:00). Należy pamiętać, że sam fakt przekroczenia 9 godzin jazdy (nawet o 5 czy 10 minut) już zostaje uznany za wydłużony okres prowadzenia. Chociaż norma jest dość czytelna i jej interpretacja nie powinna budzić wątpliwości, należy zwrócić uwagę na szczególne sytuacje: kierowca może po wydłużonym do 10 godzin czasie prowadzenia wykorzystać skrócony czas odpoczynku do 9 godzin, czas prowadzenia pojazdu w trakcie wjazdu / zjazdu z promu wykorzystany w trakcie odpoczynku przerwanego w celu wjazdu na prom / pociąg nie jest wliczany do dziennego czasu prowadzenia pojazdu, jeżeli kierowca wykorzystał w danym tygodniu dwa wydłużone ponad 9 godzin okresy prowadzenia pojazdu, kolejny wydłużony okres może być rozpoczęty dopiero po północy z niedzieli na poniedziałek danego tygodnia, czas prowadzenia nalicza się wyłącznie wówczas, gdy w tachografie pojawia się ikona „kierownicy”; w przypadku wykorzystania tzw. reguły 1 minuty (w tachografach od 2009 roku) czas podjazdu do 29 sekund w danej minucie nie zalicza się do czasu prowadzenia pojazdu. Należy zwrócić uwagę, że w definicji dziennego okresu prowadzenia nie nawiązano do pojęcia „doby”. Jest to szczególna cecha zasad planowania okresów aktywności kierowców, gdzie zamiast doby uwzględnia się zmianę roboczą (chociaż definicji zmiany roboczej nie zawarto w rozporządzeniu). Ta różnica znacząco wpływa na zasady planowania czasu jazdy kierowców, gdyż pozwala to na rozpoczęcie dwóch zmian roboczych w ciągu tej samej dobie zegarowej. Przekroczenie maksymalnego dozwolonego dziennego czasu prowadzenia, w myśl ustawy o transporcie drogowym, jest sankcjonowane karą pieniężną w wysokości: Rozporządzenie 561/2006 nie wskazuje, jak długo kierowca może prowadzić w ciągu doby 24 godzinnej. Rozpoczęcie (prawidłowego) odpoczynku dziennego kończy okres prowadzenia, zaś kolejny rozpoczyna się po zakończeniu tego odpoczynku. Teoretycznie kierowca w ciągu doby może prowadzić zatem dłużej, niż wskazane wyżej 9 bądź 10 godzin. Kierowca pomiędzy dwoma kolejnymi okresami odpoczynku tygodniowego może wykorzystać maksymalnie 6 okresów 24 godzinnych na realizację zadań przewozowych; przykładowo, kierowca rozpoczynając w danym tygodniu pracę w poniedziałek o godzinie 9:00, musi rozpocząć kolejny odpoczynek tygodniowy najpóźniej w niedzielę o godzinie 9:00 (analogicznie rozpoczynając pracę we wtorek o 12:00, musi rozpocząć kolejny okres tygodniowego odpoczynku o 12:00 w kolejny poniedziałek itd.). Inaczej ujmując, okres pomiędzy dwoma kolejnymi odpoczynkami tygodniowymi nie może trwać dłużej niż 6 x 24h (może oczywiście trwać krócej). W tym okresie sześciodniowym kierowca może wykorzystać więcej, niż 6 dziennych okresów prowadzenia (może w ciągu 6 dni wykorzystać więcej zmian roboczych). Zmiana robocza kierowcy zaczyna się pierwszym zdarzeniem innym niż odpoczynek (po zakończeniu dziennego lub tygodniowego okresu odpoczynku) i kończy się następującym po niej kolejnym odpoczynkiem dziennym. Zmiana robocza kierowcy może trwać zarówno maksymalnie 24 godziny, jak i krócej; czas jej trwania zależy w głównej mierze od wykorzystanego czasu prowadzenia i innej pracy, ponieważ minimalny wymiar czasu odpoczynku dziennego jest stały. Jest kwestią oczywistą, iż kierowca może wykorzystać dłuższy okres odpoczynku dziennego, niż przewidują to przepisy. Nie oznacza to jednak, iż cały ten okres (np. 15 czy 18 godzin) musi być zawarty w tym samym okresie 24 godzinnym. Komentowane normy wprowadziły jedynie zasadę, że okres minimalny, tj. 11 bądź 9 godzinny zawarty był w tej samej dobie 24-godzinnej co wykorzystany okres jazdy, a dalsza kontynuacja odpoczynku może nastąpić po jego upływie. INACZEJ UJMUJĄC: PONIEWAŻ DOBA TRWA 24 GODZINY, ZAŚ KIEROWCA MUSI ZMIEŚCIĆ SIĘ W DOBIE Z ODPOCZYNKIEM CO NAJMNIEJ 9 GODZINNYM (skróconym), CZAS TRWANIA AKTYWNOŚCI DZIENNEJ NIE MOŻE W ŻADNYM PRZYPADKU PRZEKROCZYĆ MAKSYMALNIE 15 GODZIN (BĄDŹ 13 GODZIN W PRZYPADKU, GDY KIEROWCA KORZYSTA Z ODPOCZYNKU DZIENNEGO 11 GODZINNEGO) (wyjątki w dalszej części opracowania) Rejestracja czasu prowadzenia i odpoczynku to ważny, ale nie jedyny obowiązek kierowcy zawodowego w zakresie użytkowania tachografu. Przepisy rozporządzenia 165/2014 obligują kierowcę do udokumentowania w trakcie kontroli drogowej wszystkich aktywności z dnia bieżącego oraz z ostatnich 28 dni poprzedzające. Zatem wszystkie aktywności nie będące czasem prowadzenia czy odpoczynku, również muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w danych zapisanych w urządzeniu rejestrującym (lub na wykresówce w tachografie analogowym). Bardzo często spotyka się sytuacje, gdzie kierowca przed rozpoczęciem „właściwego” przewozu, samodzielnie załatwia formalności przewozowe jeżdżąc samochodem osobowym, samodzielnie dojeżdża kilkaset kilometrów do pojazdu zaparkowanego „gdzieś” w Europie czy po prostu dokonuje załadunku pojazdu. Pomimo, iż „małe” pojazdy nie są wyposażone w tachograf nie oznacza to, że okres jazdy (pracy) na nich wykonany nie musi być w odpowiedni sposób udokumentowany. To samo tyczy się procesów załadunku – kierowca powinien dokonać odpowiedniego zapisu poprzez właściwe ustawienie tachografu, bądź ręcznie na rewersie wykresówki. Kierowca powinien zapisywać jako „inną pracę” cały czas spędzony na prowadzeniu pojazdu używanego do działalności zarobkowej nieobjętego zakresem stosowania rozporządzenia 561/2006 (zwolnionych z obowiązku rejestracji czasu pracy – lista pojazdów wyłączonych w dalszej części), nawet przy świadczeniu pracy dla kilku niezależnych pracodawców. Zgodnie z art. 34 rozporządzenia 165/2014 jeżeli kierowca nie znajduje się w pojeździe i nie jest w stanie używać tachografu to okresy innej pracy, dyspozycji i odpoczynku (przerw) rejestruje się w sposób następujący: jeśli pojazd wyposażony jest w tachograf analogowy – wprowadza się na wykresówkę ręcznie, w drodze automatycznej rejestracji lub innym sposobem, czytelnie i nie brudząc wykresówki; lub jeśli pojazd wyposażony jest w tachograf cyfrowy – wprowadza się na kartę kierowcy przy użyciu urządzenia do manualnego wprowadzania danych, w jakie wyposażony jest tachograf. Powyższe oznacza to, iż kierowca rozpoczyna pracę nie tylko z momentem rozpoczęcia prowadzenia pojazdu z zainstalowanym tachografem, ale zawsze gdy wykonuje jakiekolwiek czynności związane z przewozem drogowym (myje samochód, tankuje, naprawia, załatwia „papiery”, itp.). Każdy przewóz drogowy może być realizowany zarówno przez kierowcę pojedynczego, jak i załogę wieloosobową (najczęściej dwuosobową). Korzystanie z załogi ma tyle samo wad co zalet, w związku z czym korzystanie z niej wymaga szczegółowej analizy – szczególnie ekonomicznej. Do niewątpliwych zalet korzystania z załogi należy przede wszystkim szybsza realizacja przewozu na dalekich trasach, a przez to również lepsze wykorzystanie pojazdu. Wadą takiego rozwiązania są często konflikty między kierowcami oraz oczywiście zwiększony koszt siły roboczej (które mogą być niwelowane intensywniejszym wykorzystaniem pojazdu, a więc realizacji w określonym czasie większej ilości przewozów). Bardzo często sami kierowcy są przeciwni pracy w załodze dwuosobowej – przebywanie z jedną osobą przez kilka dni czy tygodni w kabinie rodzi często konflikty i czyni pracę wiele bardziej męczącą, niż w przypadku kierowcy podróżującego samodzielnie. Dla kierowców w załodze zastosowanie mają inne zasady organizacji pracy, jak w przypadku kierowców wykonujących przewozy samodzielnie. Maksymalny czas trwania zmiany roboczej załogi dwuosobowej może trwać 30 godzin. W tej 30 godzinnej zmianie obaj kierowcy mogą wykorzystać po 9 godzin prowadzenia (2 x w tygodniu 10), a ponadto co najmniej 9 godzin odpoczynku. DEFINICJA ZAŁOGI: „załoga kilkuosobowa” oznacza sytuację, w której w trakcie każdego okresu prowadzenia pojazdu pomiędzy dwoma kolejnymi dziennymi okresami odpoczynku, lub pomiędzy dziennym okresem odpoczynku a tygodniowym okresem odpoczynku, w pojeździe przebywa co najmniej dwóch kierowców w celu prowadzenia pojazdu. Przez pierwszą godzinę obsady kilkuosobowej obecność innego kierowcy lub kierowców jest fakultatywna, ale przez pozostałą część tego okresu jest obowiązkowa. Z załogą zatem mamy do czynienia wyłącznie wówczas, gdy dwóch kierowców przez cały okres przewozu znajduje się w pojeździe („cały okres przewozu” należy tutaj rozumieć jako pojedynczą zmianę roboczą – czyli od odpoczynku do odpoczynku). Wyjątkiem od powyższej sytuacji jest moment rozpoczęcia przewozu, gdzie w pojeździe może być obecny tylko jeden kierowca, zaś drugi musi dołączyć w czasie maksymalnie godziny. Nie oznacza to jednak, że w przypadku, gdy drugi kierowca dołącza po upływie godziny od rozpoczęcia przewozu, automatycznie popełnia naruszenie. Należy wówczas tylko uwzględnić, że z punktu widzenia przepisów rozporządzenia 561/2006 obu kierowców w tym przypadku traktuje się jako podróżujących samodzielnie, a nie w załodze (czyli obowiązuje ich zmiana robocza maksymalnie 24 h a nie 30 h, jak w załodze). Dopiero po kolejnym odpoczynku, gdy już dwóch kierowców znajduje się w pojeździe, można wykorzystać okresy aktywności adekwatne do zmiany roboczej załogi (czyli 30 godzin). * – UWAGA! W załodze nie ma obowiązku korzystania z przerw 45 minutowych na postoju. W poprzednich punktach skupiono się głównie na czasie jazdy, czyli fizycznej obecności kierowcy za kierownicą pojazdu. Faktycznie, kontrole drogowe i planowanie okresów aktywności w ujęciu rozporządzenia 561/2006 bardziej dotyczy czasu jazdy, niż ogólnego czasu pracy. Często słychać opinie, że maksymalny czas pracy kierowcy może trwać 15 godzin na dobę. Powyższe twierdzenie jest niestety tylko zbytnim uproszczeniem zasady wykorzystania odpoczynku dziennego – skoro doba zegarowa trwa 24 godziny, zaś w każdej dobie kierowca musi wykorzystać dzienny odpoczynek (trwający co najmniej 9 godzin), to z prostego zadania matematycznego pozostaje do dyspozycji kierowcy 15 godzin na inne niż odpoczynek aktywności. Należy jednak pamiętać, że odnośnie pracy kierowcy nie tylko stosujemy rozporządzenie 561/2006, ale również inne akty prawne, w szczególności ustawę o czasie pracy kierowców oraz Kodeks Pracy. Te ostatnie jako normę pozwalają przyjąć 8 bądź 10 godzin pracy na dobę, zaś pozostałe godziny traktowane powinny być jako praca w nadgodzinach. Ponieważ te ostatnie kwestie podlegają kontroli wyłącznie Państwowej Inspekcji Pracy, priorytetem większości kierowców jest jednak głównie przestrzeganie norm rozporządzenia 561/2006, których naruszenie powoduje bardzo poważne konsekwencje finansowe i to w niemal wszystkich krajach Europy. W rozporządzeniu 561/2006 wprowadzono bezpośrednie ograniczenie związane nie tylko z czasem jazdy, ale także pracy – Maksymalny tygodniowy czas prowadzenia nie może przekroczyć 56 godzin jazdy z zastrzeżeniem, że musi to się zawierać w maksymalnie 60 godzinach pracy . Poważnym błędem jest traktowanie zakończenia tygodniowego odpoczynku jednoznacznie z zakończeniem tygodnia. Tymczasem mogą być to dwa zupełnie odrębne okresy. Tydzień jest okresem „sztywnym”, trwającym od poniedziałku (godzina 0:00) do niedzieli (godzina 24:00). Maksymalny sześciodniowy okres pracy rozliczany jest zaś od zakończenia jednego okresu odpoczynku tygodniowego do rozpoczęcia kolejnego. DWUTYGODNIOWY CZAS JAZDY Ograniczenie tygodniowego czasu jazdy do 56 godzin wcale nie gwarantuje, że kierowca będzie właściwie wypoczęty – zbyt częste wykorzystywanie maksymalnych norm prowadzenia (bądź nagminne wykorzystywanie wyłącznie minimalnych norm wypoczynków), choć dozwolonych, w krótkim czasie doprowadzi do wyczerpania fizycznego kierowcy i obniżenia jego zdolności do bezpiecznej jazdy. Komisja europejska tworząc przepisy rozporządzenia 561/2006 również dostrzegła ten problem i wprowadziła ograniczenie dwutygodniowego czasu jazdy do 90 godzin. Powyższe oznacza, że jeżeli w pierwszym tygodniu kierowca wykorzysta maksymalną dozwoloną ilość czasu prowadzenia pojazdu (56 h), w kolejnym tygodniu okres ten musi zostać ograniczony wyłącznie do maksymalnie 34 godzin (90h – 56h). Należy pamiętać, że rozliczeniu podlega każdy kolejny okres dwutygodniowy, rozliczany cotygodniowo (czyli rozliczamy sumę pierwszego tygodnia z drugim, drugiego z trzecim, trzeciego z czwartym itd.). Ograniczenie to dotyczy wyłącznie czasu jazdy, i nie ogranicza maksymalnego czasu pracy. PRZERWY W JEŹDZIE CIĄGŁEJ Zgodnie z art. 7 rozporządzenia 561/2006 kierowca jest zobowiązany do skorzystania z minimalnego okresu 45 minutowej przerwy po maksymalnie 4,5 godzinnym okresie prowadzenia pojazdu. Normy te należy traktować bardzo rozważnie i odpowiednio wcześnie szukać parkingu do wykorzystania wskazanej przerwy, gdyż organy kontrolne bardzo rygorystycznie podchodzą do przekroczeń dozwolonych okresów prowadzenia. Aby uniknąć ryzyka przekroczenia powyższej normy poleca się poszukiwanie odpowiedniego miejsca już 30 minut przed planowanym postojem, zaś w przypadku dużego nasilenia ruchu nawet jedną godzinę. Kierowca nie ma obowiązku wykorzystania przerwy w trakcie jednego postoju – może podzielić przerwę na dwa okresy z zastrzeżeniem, iż pierwszy musi trwać co najmniej 15 minut, zaś drugi co najmniej 30 minut (ważna jest kolejność!). Podzielona przerwa powinna zostać tak zaplanowana, by końcowy jej odcinek (30 minut) kończył także maksymalnie 4,5 godzinny okres prowadzenia pojazdu. Kierowcy realizujący przewozy drogowe wielokrotnie zgłaszają swoim przełożonym, że znalezienie w Niemczech czy Francji odpowiedniego miejsca postoju na wykorzystanie przerwy bądź odpoczynku dziennego jest bardzo utrudnione. W szczególności w okresach „weekendowych” bądź przed świętami państwowymi zagęszczenie pojazdów na parkingach jest tak duże, że niekiedy samochody osobowe mają problem z zaparkowaniem. W wyniku powyższego kierowcy niekiedy zmuszeni są do przekraczania okresów jazdy ciągłej (bądź dziennej) w celu dojazdu do wolnego parkingu. Jednak dla wielu kierowców jest czymś niezrozumiałym, że organy kontrolne mimo wszystko nakładają kary pieniężne, nie zwracając uwagi na protesty i tłumaczenia szofera. Czy rzeczywiście każde przekroczenie norm prowadzenia będzie kończyło się nałożeniem kary? Niekoniecznie, ale niestety trzeba zrozumieć sens przepisów określających normy prowadzenia: kierowca „może” jechać maksymalnie 4,5 godziny bez przerwy, lecz nie „musi”. W żargonie służb kontrolnych nazywa się to jazdą „na stoper”, czyli co do minuty. Kierowcy korzystający z maksymalnych okresów prowadzenia oraz wyliczający przerwy bądź odpoczynki „na styk” są niestety najbardziej narażeni na ewentualne kary pieniężne – ryzyko popełnienia kilkuminutowego błędu jest w tym przypadku najwyższe. ODPOCZYNKI DZIENNE Kolejny obowiązek zawarty w rozporządzeniu 561/2006 dotyczy konieczności codziennego korzystania przez kierowcę z dłuższego odpoczynku, zwanego odpoczynkiem dziennym (potocznie zwany również dobowym). W odróżnieniu od przepisów krajowych (zawartych np. w ustawie o czasie pracy kierowców czy Kodeksie Pracy) okresy odpoczynku dziennego mogą być wykorzystane na trzy różne sposoby: jako odpoczynek regularny 11 godzinny (odpoczynek standardowy – pełny), jako odpoczynek regularny odebrany w dwóch częściach, gdzie pierwszy z nich powinien trwać co najmniej 3 godziny, zaś drugi co najmniej 9 godzin (odpoczynek dzielony – pełny). jako odpoczynek skrócony co najmniej 9 godzinny z zastrzeżeniem, iż pomiędzy dwoma odpoczynkami tygodniowymi kierowca może wykorzystać maksymalnie 3 takie odpoczynki (odpoczynek skrócony). Bardzo ważnym jest warunek „nieprzerywalności” odpoczynku dziennego. Kierowcy często bagatelizują krótkie podjazdy w trakcie trwania odpoczynku dziennego, np. w celu umożliwienia załadunku bądź rozładunku, w celu ustąpienia miejsca na parkingu, zatankowania pojazdu itp.). Przepisy jednak wskazują wyraźnie, iż odpoczynkiem nazywa się nieprzerwany okres 11 lub 9 godzin, którym kierowca może swobodnie dysponować. Inaczej rzecz ujmując każde przerwanie odpoczynku powoduje jego zakończenie. Odpoczynek dzienny może być wykorzystany w pojeździe wyłącznie wówczas, gdy pojazd jest wyposażony w odpowiednie (fabryczne lub inne, homologowane) miejsce do spania. Jeśli pojazd takiego nie posiada, odpoczynek powinien być spędzony wyłącznie poza pojazdem. Należy o tym pamiętać planując okresy jazdy i odpoczynku kierowcy w szczególności na trasach o ubogiej infrastrukturze hotelowej. Jak już wcześniej wspomniano kierowca może podzielić odpoczynek na dwie części, składające się z okresów co najmniej z 3 i 9-ciu godzin. W każdym z obu odcinków kierowca powinien mieć swobodę w decydowaniu o sposobie spędzania tego czasu (nie może być do dyspozycji pracodawcy) – nie można w trakcie odpoczynku (także krótszego, 3 godzinnego) wykonywać czynności pracowniczych (załadunku, sprzedaży biletów w przewozie osób, mycia pojazdu, tankowania). Również w trakcie pierwszego z odpoczynków (krótszego 3 godzinnego) kierowca powinien mieć do dyspozycji miejsce do spania. Obie części odpoczynku łącznie z dziennym okresem jazdy i pracy również powinny zmieścić się w ciągu maksymalnie 24 godzin. W załodze dwuosobowej (lub wieloosobowej) obowiązuje inna zasada planowania odpoczynków dziennych. Powinien on trwać co najmniej 9 godzin i musi się „zmieścić” w okresie maksymalnie 30 godzin od momentu zakończenia poprzedniego okresu odpoczynku dziennego bądź tygodniowego (czyli zmiana robocza może trwać maksymalnie 30 godzin, a nie 24 jak w przypadku kierowcy pojedynczego). W przypadku organizowania odpoczynku załogi należy pamiętać o treści definicji „załogi”, że nie zawsze obecność dwóch kierowców w pojeździe skutkuje przedłużoną 30-godzinną zmianą roboczą. Jak wcześniej wspomniano, w załodze dwuosobowej obaj kierowcy muszą być w pojeździe przez cały okres przewozu (tj. w danej zmianie roboczej) lub, alternatywnie, drugi z kierowców może dołączyć do pierwszego kierowcy maksymalnie do godziny od momentu rozpoczęcia przewozu. Oznacza to, że jeśli drugi kierowca dołącza do pierwszego po np. 3 godzinach od rozpoczęcia przewozu to, pomimo że dwóch kierowców jest obecnych w pojeździe, nie mamy do czynienia z załogą dwuosobową. ODPOCZYNKI TYGODNIOWE Ostatnią normą czasową, którą należy uwzględnić w planowaniu pracy kierowcy jest odpoczynek tygodniowy. Kierowca może wykorzystać ten odpoczynek na dwa sposoby: jako regularny tygodniowy okres odpoczynku – odpoczynek trwający co najmniej 45 godzin, jako skrócony tygodniowy okres odpoczynku – odpoczynek trwający krócej niż 45 godziny, który można, na warunkach ustalonych w art. 8 ust. 6 rozporządzenia 561/2006, skrócić do nie mniej niż 24 kolejnych godzin W każdym dwutygodniowym okresie aktywności kierowca powinien wykorzystać dwa pełne odpoczynki regularne, bądź co najmniej jeden odpoczynek regularny (co najmniej 45h) i jeden skrócony (oczywiście tych odpoczynków może być więcej). Zaległość (rekompensata za okres niewykorzystany) kierowca musi wykorzystać jednorazowo (w całości) przed upływem trzeciego tygodnia po którym nastąpiło skrócenie. Rekompensata powinna być wykorzystana łącznie z innym, co najmniej dziewięciogodzinnym okresem odpoczynku. Inaczej mówiąc, zaległego odpoczynku nie można odbierać „w częściach”. W pojeździe można wykorzystać wyłącznie skrócony odpoczynek tygodniowy, jednak pod warunkiem, że pojazd posiada odpowiednie miejsce do spania. Pełne odpoczynki tygodniowe (powyżej 45 godzin) powinny być spędzane poza pojazdem. WYJĄTEK W ZAKRESIE ODPOCZYNKU TYGODNIOWEGO W dniu 4 czerwca 2010 roku wszedł w życie nowy przepis odnośnie zasad korzystania z odpoczynków tygodniowych niektórych kierowców autobusów. Jak wynika z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1073/2009 kierowca wykonujący pojedynczą usługę okazjonalną w międzynarodowym przewozie osób może odłożyć tygodniowy okres wypoczynku o maksimum 12 kolejnych okresów dwudziestoczterogodzinnych po poprzednim regularnym tygodniowym okresie odpoczynku. Jednakże aby skorzystać z tego wyjątku przewoźnik winien przestrzegać poniższych warunków: a) usługa trwa co najmniej 24 kolejne godziny w państwie członkowskim lub państwie trzecim, do którego zastosowania ma niniejsze rozporządzenie, innym niż państwo, w którym rozpoczęło się świadczenie usługi; b) po skorzystaniu z odstępstwa kierowca korzysta z: dwóch regularnych tygodniowych okresów odpoczynku; albo jednego regularnego tygodniowego okresu odpoczynku i jednego skróconego tygodniowego okresu odpoczynku trwającego co najmniej 24 godziny. Skrócenie jest jednak rekompensowane równoważnym okresem odpoczynku wykorzystywanym jednorazowo przed końcem trzeciego tygodnia po zakończeniu okresu odstępstwa; c) po dniu 1 stycznia 2014 r., jeżeli pojazd jest wyposażony w urządzenie rejestrujące, zgodnie z wymogami załącznika IB do rozporządzenia (EWG) nr 3821/85 (tachograf cyfrowy); oraz d) po dniu 1 stycznia 2014 r., w przypadku prowadzenia pojazdu w godzinach od do pojazd obsługuje kilku kierowców lub okres pojedynczy prowadzenia pojazdu zostaje skrócony z czterech i pół do trzech godzin. Zapewnienie odpoczynku dobowego i tygodniowego, czy rozliczanie przewozu w załodze to tylko przykładowe problemy pracodawców. Dodatkowe wątpliwości wynikają także z przepisów unijnych. Poniżej praktyczna ściągawka, z którą warto się zapoznać, bo kary za naruszenia przepisów mogą sięgać nawet do 40 tys. zł Praca kierowcy od kilkunastu lat podlega wzmożonej liczbie kontroli. Dzieje się tak za sprawą powstałej 2002 roku Inspekcji Transportu Drogowego, do zadań której należy kontrola przestrzegania przez kierowców zasad dotyczących prowadzenia pojazdu, odbierania odpowiednich odpoczynków i przerw. Jednak nie są to jedyne służby, które poprzez kontrolę kierowców chronią rynek transportowy przed naruszeniami zasad uczciwej konkurencji oraz walczą o poprawę bezpieczeństwa na polskich drogach. Również Policja, Straż Graniczna oraz Służba Celna posiadają uprawnienia do kontroli przestrzegania prawa przez szoferów prowadzących pojazdy wyposażone w tachografy. Jednak nawet w sytuacji gdy przedsiębiorca transportowy opanuje już wszelkie regulacje związane z poprawnym planowaniem czasu pracy, może czekać go kolejna „weryfikacja” w postaci kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor Pracy również przyjrzy się zapisom na wykresówkach i kartach kierowców, a także może rozszerzyć zakres kontroli o zagadnienia związane z poprawnym naliczeniem wynagrodzenia oraz rozliczeniem podróży służbowych pracownika. Z uwagi na to przedstawiamy zbiór odpowiedzi na pytania, z którymi każdy przedsiębiorca posiadający pojazdy wyposażone w tachografy powinien się zaznajomić, aby grożące podczas kontroli kary były jak najniższe. 1. Po jakim czasie prowadzenia pojazdu trzeba zrobić przerwę?2. Czy odpoczynek dzienny może być częścią odpoczynku tygodniowego?3. Czy kierowca podlegający przepisom rozporządzenia nr 561 musi robić dodatkowy odpoczynek po 6 godzinach pracy?4. Jak potraktować odpoczynek tygodniowy występujący na przełomie tygodni?5. Czy można mieć pod rząd dwa skrócone odpoczynki tygodniowe?6. Jak zakwalifikować dowożenie kierowcy do miejsca postoju pojazdu?7. Kiedy mamy do czynienia z przewozem w załodze?8. Czy przerwa śniadaniowa jest wliczana do czasu pracy?9. Jakich czynności nie zaliczamy do czasu pracy kierowcy?11. W jaki sposób należy zrekompensować dyżur?12. Jak zrekompensować godziny nadliczbowe?13. Jak długo należy przechowywać w firmie ewidencję czasu pracy?14. Ile czasu wolno prowadzić pojazd z uszkodzonym tachografem cyfrowym?15. Jak należy postąpić w razie zgubienia karty kierowcy?16. Jak wygląda zawiadomienie o kontroli Inspekcji Transportu Drogowego (ITD)?17. Ile wynosi maksymalna kara nakładana na przedsiębiorcę?18. Czy kierowca może dostać mandat podczas kontroli w przedsiębiorstwie? 1. Po jakim czasie prowadzenia pojazdu trzeba zrobić przerwę? Zgodnie z art. 7 rozporządzenia WE 561/2006 w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniające rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 (Dz. Urz. UE z 2006 r. L 102, s. 1; dalej: rozporządzenie nr 561/2006) po 4,5 godziny prowadzenia pojazdu kierowcy przysługuje przerwa trwająca co najmniej 45 minut, chyba że rozpoczyna on okres odpoczynku (dziennego lub tygodniowego). Przerwę tę może zastąpić przerwa co najmniej 15-minutowa, po której nastąpi przerwa co najmniej 30-minutowa (istotna jest kolejność), rozłożone w czasie w taki sposób, aby zachować zgodność z przepisami akapitu pierwszego. W przytoczonym przepisie nie zostało zawarte żadne minimum lub maksimum czasu jazdy, po którym należy zrobić pierwszą część z dzielonej przerwy. W praktyce może dojść do sytuacji, w której po pierwszej minucie jazdy kierowca zatrzyma się na 15 minut, a następnie przez 4 godziny 29 minut będzie prowadził pojazd, do czasu odebrania przerwy 30-minutowej, po której może rozpocząć kolejny okres prowadzenia pojazdu i praktyka ta będzie zgodna z rozporządzeniem. 2. Czy odpoczynek dzienny może być częścią odpoczynku tygodniowego? Zgodnie z art. 8 ust. 3 rozporządzenia nr 561/2006, dzienny okres odpoczynku może zostać przedłużony do rozmiarów regularnego lub skróconego tygodniowego okresu odpoczynku. W praktyce oznacza to, że kierowca chcąc odebrać skrócony odpoczynek tygodniowy trwający 24 godziny, odbiera odpoczynek dzienny, trwający na przykład 11 godzin, a następnie przedłuża ten odpoczynek o kolejne 13 godzin, w sumie odbierając 24 godziny odpoczynku, które zaliczone są jako skrócony odpoczynek tygodniowy. 3. Czy kierowca podlegający przepisom rozporządzenia nr 561 musi robić dodatkowy odpoczynek po 6 godzinach pracy? Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tj. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.), po sześciu kolejnych godzinach pracy kierowcy przysługuje przerwa przeznaczona na odpoczynek w wymiarze 30 lub 45 minut, w zależności od liczby godzin pracy w danej dobie. Zgodnie jednak z art. 27 ust. 4 ustawy do kierowcy, który wykorzystał przerwę w prowadzeniu pojazdu przeznaczoną na odpoczynek zgodnie z art. 7 rozporządzenia nr 561/2006, (czyli przerwę 45-minutową po 4,5 godzinach jazdy) w pierwszych 6 godzinach pracy nie stosuje się przerwy, o której mowa powyżej. 4. Jak potraktować odpoczynek tygodniowy występujący na przełomie tygodni? Zgodnie z art. 8 ust. 9 rozporządzenia nr 561/2006 tygodniowy okres odpoczynku, który przypada na przełomie dwóch tygodni można zaliczyć do dowolnego z nich, ale nie do obu. Oznacza to, że odpoczynek występujący „jednocześnie” w dwóch tygodniach (gdzie tydzień oznacza okres od godz. 00:00 w poniedziałek do godz. 24:00 w niedzielę, a odpoczynek trwa np. od soboty od godz. 12:00 do poniedziałku do godziny 07:00) może być zakwalifikowany do tygodnia pierwszego lub drugiego, w zależności od potrzeby kierowcy, w celu spełnienia poszczególnych warunków odbioru odpoczynków tygodniowych. Należy pamiętać, że zaliczenie danego odpoczynku tygodniowego do konkretnego tygodnia jest związane z terminem rekompensaty w przypadku odpoczynku tygodniowego skróconego. Według przepisów, na zrównoważenie tego odpoczynku (czyli „oddanie” godzin wynikających ze skrócenia odpoczynku poniżej 45 h) mamy czas do końca trzeciego tygodnia, licząc od następnego tygodnia, w którym nastąpiło skrócenie (czyli w naszym przypadku istotne jest, do którego tygodnia zakwalifikowaliśmy odpoczynek). 5. Czy można mieć pod rząd dwa skrócone odpoczynki tygodniowe? Zgodnie z art. 8 ust. 6 rozporządzenia nr 561/2006 w ciągu dwóch kolejnych tygodni kierowca wykorzystuje co najmniej dwa regularne tygodniowe okresy odpoczynku lub jeden regularny tygodniowy okres odpoczynku i jeden skrócony tygodniowy okres odpoczynku, trwający co najmniej 24 godziny. Nie ma zatem znaczenia kolejność odpoczynków, ważne jest, aby spełnić powyższą zasadę. Sytuacja w której kierowca odbiera w ciągu dwóch tygodni odpoczynki trwające 45 h, 24 h, 24 h jest sytuacją jak najbardziej prawidłową, pod warunkiem późniejszej rekompensaty odpoczynków skróconych (2 razy po 21 h). 6. Jak zakwalifikować dowożenie kierowcy do miejsca postoju pojazdu? Zgodnie z art. 9 ust. 2 rozporządzenia nr 561/2006 czas dojazdu do miejsca postoju pojazdu objętego zakresem ww. rozporządzenia lub powrotu z tego miejsca, jeżeli pojazd nie znajduje się ani w miejscu zamieszkania kierowcy, ani w bazie pracodawcy, w której kierowca zwykle pracuje, nie jest liczony jako odpoczynek lub przerwa, chyba że kierowca znajduje się na promie lub w pociągu i posiada dostęp do koi lub do kuszetki. Dowożenie kierowcy tzw. busem nie jest zatem przejazdem prywatnym pracownika, lecz przejazdem, który ma na celu podjęcie pracy we wskazanym przez pracodawcę miejscu, innym niż baza firmy lub miejsce zamieszkania kierowcy. Czas takiego przejazdu należy więc udokumentować przed rozpoczęciem jazdy poprzez zarejestrowanie okresu dyspozycji, odręcznie w przypadku tarczy analogowej lub wydruku lub poprzez wpis manualny do tachografu cyfrowego. 7. Kiedy mamy do czynienia z przewozem w załodze? Zgodnie z definicją załogi kilkuosobowej zawartą w art. 4 lit. o) rozporządzenia nr 561/2006, z przewozem w załodze mamy do czynienia, gdy podczas każdego okresu prowadzenia pojazdu, występującego między dwoma kolejnymi odpoczynkami dziennymi lub między odpoczynkiem dziennym a tygodniowym, w pojeździe przebywa co najmniej dwóch kierowców w celu prowadzeniu tego pojazdu. Jest to jedyny warunek, aby dany przewóz traktować jako przewóz wykonywany w załodze (zespole). Zmiana pojazdu z punktu widzenia definicji nie powoduje więc „przerwania” zespołu, tak samo zmiana kierowców nie narusza tej zasady. Kluczowe jest, aby przez cały okres prowadzenia w danym pojedzie przebywało co najmniej dwóch z nich (jedyny wyjątek to pierwsza godzina prowadzenia pojazdu, w której obecność drugiego kierowcy jest fakultatywna). 8. Czy przerwa śniadaniowa jest wliczana do czasu pracy? Zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy o czasie pracy kierowców, do czasu pracy kierowcy wlicza się przerwę w pracy trwającą 15 minut, którą pracodawca jest obowiązany wprowadzić, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi co najmniej 6 godzin. W praktyce 15-minutowa część przerwy 30 lub 45 minutowej, którą kierowcy odbierają po 4,5 godzinach jazdy lub do 6 godzin pracy, jest właśnie przerwą śniadaniową, którą zaliczamy do czasu pracy. 9. Jakich czynności nie zaliczamy do czasu pracy kierowcy? Zgodnie z art. 7 ustawy o czasie pracy kierowców do czasu pracy kierowcy nie wlicza się: czasu dyżuru, jeżeli podczas niego kierowca nie wykonywał pracy, nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu (które powinny być odpowiednio zdefiniowane) dobowego nieprzerwanego odpoczynku, przerwy w pracy, o której mowa w art. 16 ust. 1. (jest to przerwa w przerywanym systemie czasu pracy) Z kolei przez odpoczynek dobowy rozumiemy: nieprzerwany odpoczynek trwający co najmniej 9 lub 11 godzin, dzienny regularny okres odpoczynku w dwóch częściach, z których pierwsza musi nieprzerwanie trwać co najmniej 3 godziny, a druga co najmniej 9 godzin, dzienny regularny okres odpoczynku, przerwany podczas przeprawy na promie lub w pociągu (wymagany dostęp do koi lub kuszetki). 10. Jak ustalić porę nocną? Zgodnie z art. 21 i art. 2 ust. 6a ustawy o czasie pracy kierowców oraz art. 1517 Kodeksu pracy, kierowców dotyczy: pora nocna, która ustala dopuszczalny wymiar godzin pracy w nocy, pora nocna, który ustala dodatkowe wynagrodzenia za czas pracy w nocy. Z uwagi na powyższe, przedsiębiorca zobowiązany jest do ustalenia dwóch niezależnych od siebie zakresów godzin dotyczących pory nocnej. Pierwszy zakres wynika z ustawy o czasie pracy kierowców i zawiera okres czterech godzin z przedziału od 00:00 do 07:00 (np. okres między 00:00 a 04:00) określanych dowolnie przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Jeśli kierowca wykonuje pracę w tych godzinach (nawet przez minutę), czas jego pracy nie może przekroczyć 10 godzin w dobie. Drugą porę nocną należy określić również w przepisach wewnątrzzakładowych, a obejmuje ona 8 godzin pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00 (np. okres między 22:00 a 6:00). Za pracę w tych godzinach kierowcy przysługuje dodatek w wysokości 20 proc. stawki godzinowej, wynikającej z obowiązującego w Polsce wynagrodzenia minimalnego, a jeśli wypracuje godziny nadliczbowe w tej porze nocnej, dodatek w wysokości 100 proc. 11. W jaki sposób należy zrekompensować dyżur? Zgodnie z art. 9 ustawy o czasie pracy kierowców, dyżur może wynikać z trzech sytuacji: dyspozycji po normalnych godzinach pracy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę, czasu oczekiwania na prowadzenie pojazdu w załodze, gdy pracownik siedzi obok kierowcy, który prowadzi pojazd, wymaganych przerw wynikających z ustawy lub stosownych rozporządzeń oraz umów międzynarodowych. W zależności od rodzaju dyżuru przepisy określają różne formy jego rekompensaty. Za dyżur wskazany w punkcie a) kierowcy przysługuje wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika, najczęściej określone stawką miesięczną lub godzinową. Pracodawca ma również możliwość rekompensaty poprzez udzielenie czasu wolnego w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru, jednak ustawodawca nie określił okresu, do końca którego ten czas wolny powinien zostać oddany. Nieco inne zasady dotyczą rekompensaty za okresy dyżuru wskazane w punktach b) oraz c), za które przysługuje wynagrodzenie w wysokości określonej w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u danego pracodawcy, nie niższe jednak niż w wysokości połowy wynagrodzenia wynikającego z osobistej stawki zaszeregowania pracownika. Kwota ta stanowi zatem 50-proc. kwoty określonej dla dyżuru wynikającego z dyspozycji pracownika po normalnych godzinach pracy. W przypadku tzw. dyżuru 50-proc. ustawodawca nie przewidział możliwości rekompensaty czasem wolnym, jednak w sytuacji niewypracowania wymiaru czasu pracy dyżur ten może zostać zaliczony do godzin przestoju po to, aby pracodawca nie ponosił podwójnego kosztu zarówno za czas godzin zaplanowanej, a niewykonanej pracy, jak i dyżur wynikający z przerw oraz jazdy w zespole. Wskazane rozwiązanie potwierdził Sąd Najwyższy wyrokiem z 18 stycznia 2012 r. sygn. akt II PK 116/11 (OSNP 2012/23–24/285) tłumacząc, że dyżury przypadające w normalnych godzinach pracy, podlegają zaliczeniu do czasu pracy, uzupełniając niewypracowany wymiar czasu pracy. Rozliczanie wykonane w ten sposób pozwala uniknąć sytuacji, w której kierowca będący głównie w dyspozycji na fotelu pasażera zarabia lepiej niż jego zmiennik prowadzący w tym czasie pojazd. Wielu pracodawców chcąc uniknąć comiesięcznego dokładnego określania liczby godzin do wypłaty, wprowadza ryczałt, który odpowiada przewidywanej liczbie godzin dyżurów. Rozwiązanie to jest z powodzeniem stosowane w przypadku wynagrodzenia za pracę w nocy oraz w godzinach nadliczbowych jednak w przypadku dyżurów jest kwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy, gdyż Kodeks pracy nie przewiduje zryczałtowanego wynagrodzenia za ten składnik. W takim wypadku, gdy w praktyce nie jest możliwe określenie dokładnej liczby godzin dyżuru w ciągu maksymalnie 10 dni po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie (np. w wyniku dłuższej podróży służbowej kierowcy i braku możliwości odczytania danych z wykresówki lub karty kierowcy) przedsiębiorstwa stosują wypłatę zaliczki na poczet dyżurów w późniejszym czasie, weryfikowaną później z faktycznie powstałymi godzinami. 12. Jak zrekompensować godziny nadliczbowe? Godziny nadliczbowe to pojęcie ściśle związane z pracą kierowcy, szczególnie gdy chodzi o przewozy międzynarodowe. Fakt ten wynika z połączenia europejskich przepisów dotyczących czasu prowadzenia pojazdu, odbierania odpoczynków i przerw, z polskimi przepisami, regulującymi sposób naliczania wynagrodzenia za czas przepracowany. Przepisy rozporządzenia nr 561/2006 zezwalają na prowadzenie pojazdu w ciągu dwóch kolejnych tygodni przez maksymalny czas 90 godzin. Przyjmując okres 4 tygodni jako miesiąc pracy pracownika, sama czynność jazdy, przy jej maksymalnym wykorzystaniu, daje 180 godzin pracy kierowcy w miesiącu. Do tej sumy należy doliczyć zdarzenia innych prac wynikających najczęściej z okresów obsługi załadunku i rozładunku, przeciętnie wynoszących około 20 godzin w miesiącu oraz codziennej 15-minutowej przerwy tzw. śniadaniowej, zaliczanej do czasu pracy wynoszącej w miesięcznym wymiarze około 5 godzin. Zatem miesięczna suma godzin pracy pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy, wykonywana zgodnie z obowiązującymi regulacjami, nierzadko wynosi nawet 205 godzin. To w porównaniu z największą możliwą liczbą godzin do zaplanowania w miesiącach 2018 r., wynoszącą 184 godziny, daje co najmniej 21 godzin nadliczbowych. Z uwagi na powyższe ważne jest, aby prawidłowo rekompensować ponadnormatywną pracę. Podstawowym podziałem, który należy zastosować opisując godziny nadliczbowe będzie podział na: dobowe godziny nadliczbowe, średniotygodniowe godziny nadliczbowe. Dobowe godziny nadliczbowe wynikają z pracy ponad 8 godzin lub w przypadku zastosowania systemu równoważnego, z pracy ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (czyli praca ponad plan większy niż 8 do 12 godzin). Z kolei średniotygodniowe godziny nadliczbowe wynikają z przekroczenia przeciętnego tygodniowego czasu pracy, wynoszącego 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym. Oczywiście należy pamiętać o zasadzie, że dobowe godziny nadliczbowe nie wchodzą w skład nadgodzin średniotygodniowych. Upraszczając więc nieco wzór na ich wyliczenie, należy od liczby godzin faktycznej pracy w okresie rozliczeniowym odjąć wymiar czasu pracy, pomniejszony o nieobecności usprawiedliwione (jak urlop czy chorobowe) oraz wyliczone wcześniej dobowe godziny nadliczbowe. W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, zamiast wypłaty (oprócz podstawy) dodatkowego wynagrodzenia, pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy (1:1). Udzielenie czasu wolnego może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (1:1,5). Nie może to jednak spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Z uwagi na trudności z terminowym rozliczeniem faktycznej liczby godzin nadliczbowych kierowcy oraz tym, że jest to grupa pracowników, którzy ze względu na charakter pracy wykonują ją stale poza zakładem pracy, pracodawcy nierzadko zastępują wynagrodzenia z dodatkiem za faktycznie przepracowane nadgodziny – ryczałtem. Jest to jedyne świadczenie, które zastępuje ściśle wyliczone wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, przewidziane przez art. 1511 par. 4 Kodeksu pracy. Należy mieć na uwadze, że wysokość ustalonego ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi ponadplanowej pracy. Taka regulacja (ryczałt) nie pozbawia pracownika prawa do roszczeń o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, nieobjętych ryczałtem. 13. Jak długo należy przechowywać w firmie ewidencję czasu pracy? Zgodnie z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców, pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie: zapisów na wykresówkach, wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4. Ewidencję przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać: 3 lata dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, 2 lata dla pracowników zatrudnionych na umowie cywilnoprawnej/samozatrudnionych. Jeśli ewidencja jest prowadzona w formie danych źródłowych (punkty 1–4), pracodawca zobowiązany jest dodatkowo do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar (urlopy, chorobowe). 14. Ile czasu wolno prowadzić pojazd z uszkodzonym tachografem cyfrowym? Zgodnie z art. 37 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r. w sprawie tachografów stosowanych w transporcie drogowym i uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3821/85 w sprawie urządzeń rejestrujących stosowanych w transporcie drogowym oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego, dalej: rozporządzenie 165/2014, w razie awarii lub wadliwego działania tachografu, przedsiębiorstwo transportowe zobowiązane jest do jego naprawy przez zatwierdzonego instalatora lub zatwierdzony warsztat, tak szybko, jak pozwalają na to okoliczności. Jeżeli sprowadzenie pojazdu do bazy przedsiębiorstwa transportowego nie jest możliwe w ciągu tygodnia, licząc od dnia uszkodzenia lub wykrycia wadliwego działania, wówczas naprawy dokonuje się w drodze. Kierowca rejestruje wszystkie swoje aktywności na papierze do wydruków z tachografu. 15. Jak należy postąpić w razie zgubienia karty kierowcy? Zgodnie z art. 29 rozporządzenia nr 165/2014, w przypadku gdy karta kierowcy została uszkodzona, działa wadliwie, została zagubiona lub skradziona, kierowca musi zgłosić fakt jej zaginięcia oraz w terminie siedmiu dni kalendarzowych wystąpić o kartę zastępczą do właściwych organów w państwie członkowskim swojego normalnego miejsca zamieszkania (PWPW w Polsce). Następnie kierowca może kontynuować jazdę bez karty kierowcy przez maksymalnie 15 dni kalendarzowych lub w dłuższym okresie, jeśli konieczny jest powrót pojazdu do bazy, pod warunkiem że kierowca może wykazać brak możliwości przedstawienia lub użycia karty podczas tego okresu. W trakcie jazdy bez możliwości użycia karty postępowanie kierowcy powinno być następujące: Na początku trasy drukuje dane pojazdu i wpisuje na tym wydruku: dane kierowcy (imię i nazwisko, numer karty kierowcy lub prawa jazdy) wraz z podpisem, okresy aktywności. Na końcu trasy sporządza wydruk dzienny i go podpisuje. 16. Jak wygląda zawiadomienie o kontroli Inspekcji Transportu Drogowego (ITD)? Zgodnie z art. 79 ust. 4 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tj. z 2013 r. poz. 672 ze zm.), kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Powiadomienie o kontroli może odbyć się na dwa sposoby. Inspektorzy mogą pojawić się w siedzibie firmy osobiście lub na adres firmy zostanie dostarczone pismo ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli). 17. Ile wynosi maksymalna kara nakładana na przedsiębiorcę? Zgodnie z art. 92a ust. ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym ( 2001 Nr 125 poz. 1371 ze zm.) podczas kontroli drogowej: za każde naruszenie grozi kara pieniężna od 50 do 12 000 zł, suma kar za wszystkie naruszenia nie może przekroczyć kwoty 12 000 zł. Z kolei podczas kontroli w przedsiębiorstwie kary mogą wynieść: 15 000 zł – dla podmiotu zatrudniającego kierowców (za kierowców uważa się również osoby niezatrudnione przez podmiot wykonujący przewóz drogowy, wykonujące osobiście przewozy drogowe na jego rzecz) w liczbie średnio do 10 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli, 20 000 zł – dla podmiotu zatrudniającego kierowców w liczbie średnio od 11 do 50 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli, 25 000 zł – dla podmiotu zatrudniającego kierowców w liczbie średnio od 51 do 250 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli, 30 000 zł – dla podmiotu zatrudniającego kierowców w liczbie większej niż 250 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli, 40 000 zł – dla podmiotu wykonującego inne czynności związane z przewozem drogowym. 18. Czy kierowca może dostać mandat podczas kontroli w przedsiębiorstwie? Zgodnie z art. 92 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy o transporcie drogowym, kierujący wykonujący przewóz drogowy z naruszeniem obowiązków lub warunków przewozu drogowego, podlega karze grzywny w wysokości do 2000 zł. Wykaz naruszeń, o których mowa w ust. 1 oraz wysokości grzywien za poszczególne naruszenia określa załącznik nr 1 do ustawy. Jako, że ustawodawca nie przewidział żadnych wyjątków w zakresie miejsca przeprowadzania kontroli, to zgodnie z powyższym przepisem kierowca może być ukarany podczas kontroli drogowej jak i podczas kontroli w przedsiębiorstwie. gru 8, 2021 Prowadzenie firmy transportowej to często dość duża odpowiedzialność. Wymaga to od właściciela sporej wiedzy na różne tematy, w tym także znajomości przepisów prawnych regulujących tego typu działalność. Jednym z kluczowych elementów firmy transportowej jest prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy. Jest to obowiązek każdego pracodawcy, który zatrudnia pracownika na podstawie stosunku pracy w swojej firmie. Ponadto wszelkie dokumenty potwierdzające czas pracy kierowców muszą być odpowiednio przechowywane, po to, aby np. podczas kontroli były dostępne dla inspektora. Z tego względu warto zapoznać się dokładnie z tematem, aby nie popełniać błędów i w prawidłowy, zgodny z prawem sposób prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców. Czym jest ewidencja czasu pracy kierowcy? Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców jest obowiązkiem każdego pracodawcy, który zatrudnia osoby na takim stanowisku. Oczywiście ewidencja czasu pracy odnosi się nie tylko do kierowców, ale i do wszystkich innych pracowników zatrudnianych na podstawie stosunku pracy w danej firmie. Jest ona prowadzona zawsze w sposób indywidualny i odrębny dla każdego kierowcy. Obowiązek ten został nałożony na pracodawców poprzez rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Zgodnie z § 6: „Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy […]”. Jednak czym tak naprawdę jest ewidencja czasu pracy kierowcy? Jest to pewnego rodzaju analiza czasu pracy kierowców prowadzona w formie ewidencji, która pozwala uzyskać pracodawcy wszelkie informacje potrzebne do ustalenia należytego dla danego kierowcy wynagrodzenia. Ponadto analiza ta pozwala zadbać o to, aby pracownik wykonywał swoje obowiązki w czasie zgodnym z wszelkimi przepisami. Karta ewidencji czasu pracy kierowcy wskazuje na: liczbę przepracowanych godzin, czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę nadgodzin, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, udzielone dni wolne od pracy, godziny dyżuru, zwolnienia i usprawiedliwienia nieobecności. W jaki sposób można prowadzić ewidencję czasu pracy? Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców szczególnie dla osób początkujących w tym temacie może być dość skomplikowanym zadaniem. Jednak po szczegółowym zapoznaniu się z obowiązującymi przepisami i zasadami, czynność ta staje się zdecydowanie łatwiejsza. Chcąc dowiedzieć się, jak według prawa powinno wyglądać ewidencjonowanie oraz rozliczanie czasu pracy kierowców, należy sięgnąć do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. W artykule 25 można odnaleźć regulacje, które mówią, w jakiej formie pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, których zatrudnia. Mogą to być: zapisy na wykresówkach,wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,rejestry opracowane na podstawie dokumentów, o których mowa w poprzednich punktach. Przechowywanie ewidencji czasu pracy kierowców Każdy pracodawca oprócz prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców, jest również zobowiązany do przechowywania tej ewidencji przez określony czas, który ustalony jest przez ustawę z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców. W zależności od formy zatrudnienia okresy te wynoszą odpowiednio: 3 lata po zakończeniu okresu nią objętego w przypadku kierowców będących pracownikami (art. 25 ust. 2 pkt 2)2 lata po zakończeniu okresu nią objętego — w przypadku kierowców samozatrudnionych, Według ustawy są to również kierowcy zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych (art. 26e ust. 1) Przechowywanie całej ewidencji czasu pracy kierowców w tym okresie, jest bardzo ważne, ponieważ to właśnie te dokumenty pozwalają na zachowanie bezpieczeństwa prawnego w kontekście ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Inspekcji Transportu Drogowego. Każdy pracodawca na prośbę tych organów jest zobowiązany do udostępnienia wszelkich dokumentów będących formą ewidencji czasu pracy kierowców zatrudnionych w danej firmie. Z tego względu tak ważne jest rzetelne i zgodne z obowiązującymi przepisami ewidencjonowanie czasu pracy kierowców.

ewidencja czasu pracy kierowcy jak długo przechowywać